Q&A om SLOTSHOLMMETODEN®

Hvem kan have glæde af at indføre metoden?

SLOTSHOLMMETODEN® er oprindeligt udviklet til statens institutioner. Fordi det gavner alle, at politisk styrede organisationer træffer oplyste beslutninger.

Men staten er ikke speciel, når det kommer til, at nogen farer vild i tidsrøvende, svært forståelige tekster. Den slags opstår overalt, hvor nogen skriver til andre, der hurtigt skal kunne forholde sig til bunker af tekst, for at træffe beslutninger. Metoden kan med fordel indføres hos enhver myndighed, organisation og virksomhed, hvor tekst er et centralt arbejdsredskab.

Hvad kan man vinde ved at indføre metoden?

Målet er beslutninger der, uden spildtid, kan træffes på et oplyst grundlag. Derudover får man en række andre fordele. Fx bedre arbejdsprocesser, hvor de skrivende (og dem, der bestiller) tidligt i arbejdsprocessen lærer at fokusere på, hvad en tekst præcis skal kunne.

Samtidig giver SLOTSHOLMMETODEN® et fagsprog for, hvilke sygdomme en problematisk tekst kan lide af. Måske en upræcis Del 1, måske en brudt én-til-én-regel, eller måske er notatet ikke beskyttet. Dermed bliver det markant nemmere at coache, når problematisk tekst skal have et ekstra vrid.

Kort sagt: Man får konkrete værktøjer til at forbedre skriveprocessen, til at coache de skrivende, til at højne den skriftlige kultur, og (for offentlige myndigheder) til at styrke skriftligheden i forvaltningen.

Hvilke medarbejdergrupper har gavn af metoden?

Det er med SLOTSHOLMMETODEN® som med trappevask: Man bør starte ovenfra. De ønskede ændringer kommer kun, hvis ledelsen forstår, bruger og efterspørger – eller måske endda går så langt som til at kræve – den metodiske tilgang.

Metoden får altså først for alvor virkning, når både chefer og medarbejdere er trænet i den. Spørgsmålet er derfor: Hvor langt ud i en organisation giver det mening at træne medarbejdere i at benytte metoden?

Den beslutning skal træffes af den enkelte organisation. Vi anbefaler, at træningen omfatter alle medarbejdere, der jævnligt skriver til mennesker uden for deres eget snævre faglige felt. Undlad at forstyrre de ansatte, som kun skriver få mails i kvartalet, og eventuelt også dem, der aldrig kommunikerer fagsprog med andre end specialisterne i samme kontor eller afdeling.

Bemærk i øvrigt at det som regel er ganske få. Nogle vil påstå, at jeg skriver kun med min umiddelbare chef, men de glemmer, at chefen rent faktisk bruger det skrevne til noget andre steder i organisationen.

Kan man lære metoden ved at læse bogen ’SLOTSHOLMMETODEN® – værktøjet til skarpe beslutningsoplæg’?

Det korte svar er nej. Bogen er et vigtigt element i læringen – man får viden om metoden, dens sammenhænge og begreber. Men det, der for alvor flytter noget, at erfaring med at benytte metoden.

Det er lidt ligesom at lære at cykle. Man kan læse om det, men først når man sidder i sadlen, lærer man for alvor noget. Står gearet for højt ved start, falder man. Skal en kantsten forceres er vinklen væsentlig, ellers falder man. Og så videre.

Der er masser af muligheder for at falde – altså misforstå og begå fejl – undervejs i processen med at lære SLOTSHOLMMETODEN®. Det er, for de fleste, udfordrende. Hvorfor det kræver hjælp fra en kursusleder, der erfarent spotter alle tænkelige fejl og viser vejen frem.

Kan man sende nogle få medarbejdere på kursus ude i byen?

Nej. Vi udbyder ikke kurser på tværs af institutioner. Kurser holdes institutionsvist, så der er mulighed for at hele institutionen flytter sig.

Hvor mange kan der være på et kursus?

Det er afgørende, at der er tale om kursus (med plads til dialog om forståelse) og ikke forelæsning (hvor alle tier, lytter og noterer). Den ideelle holdstørrelse er 15 personer.

Hvilke typer dokumenter retter metoden sig mod?

Alle dokumenter, som laves i arbejdsmæssig sammenhæng i administrative enheder. Der er i princippet ingen grænser. Vi arbejder oftest med interne notater under deres forskellige navne: Beslutningsoplæg, decisionbriefs, covers, mavebælter, forklæder, forblade, sagsnotater, forelæggelser, godkendelsessider, notitser, stabsnotater, indstillinger og sagsfremstillinger.

Men metoden retter sig lige så meget mod alle mulige andre produkter, fx stillingsopslag, e-mails (herunder den særlige genre – Kære Alle-mails), brugervejledninger, borgersvar, folketingssvar, nyhedsbreve, artikler til hjemmesider og opslag på tavler.

Kan man få en demonstration af SLOTSHOLMMETODEN®?

Ja, vi kommer gerne til jer og demonstrerer metoden og vores kursusform. Det kan for eksempel være ved et møde, som indslag på en chefkonference eller som indlæg på et medarbejderseminar eller lignende.